DFS’ persondatapolitik

DFS er stor tilhænger af de nye regler for håndtering af persondata, der er kommet med EU’s persondataforordning. Det er vigtigt at borgernes data beskyttes af hensyn til borgernes frihed og demokratiske rettigheder. Så selvom det er til stort besvær at overholde reglerne, gør DFS hvad vi kan for at passe godt på de persondata vi bruger og sikre at vi som minimum overholder lovgivningen.


1. Indsamling ved besøg på hjemmesiden

Når du benytter www.dfs.dk eller www.daea.dk, vil Google Analytics indsamle en række oplysninger om dig, din computer og din adfærd på hjemmesiden.
Google Analytics udarbejder en statistik på baggrund af oplysningerne, som DFS har adgang til. DFS modtager ikke personhenførbare data i den forbindelse.
Google Analytics benytter cookies til at indsamle oplysningerne. Cookies opbevares op til to år fra seneste besøg. Se her hvordan man selv sletter cookies på sin computer: http://minecookies.org/cookiehandtering
Hvis du ikke ønsker at indgå i Google Analytics statistik, kan du installere Google Analytics Opt-out værktøj. Du kan finde mere information på denne hjemmeside https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.


2. Indsamling ved henvendelser

DFS registrerer generelt ikke personoplysninger i forbindelse med en enkelt henvendelse. Registrering finder typisk sted i forbindelse med længerevarende samarbejde, med tilmelding til arrangementer, tilmelding til nyhedsbrev, ved ansøgning om job og i forbindelse med håndtering af medlemskab.

Samarbejdsrelationer
Ved længerevarende samarbejdsrelationer, f.eks. med leverandører, indsamler vi kontaktoplysninger og evt. betalingsoplysninger efter gældende regler. Oplysningerne slettes senest seks år efter ophør af samarbejdsrelationen.

Tilmelding til arrangementer
Ved tilmelding til arrangementer, behandles personoplysninger, som er nødvendige for det enkelte arrangements afvikling. Deltagerlister kan blive delt med øvrige deltagere på mødet. Navn, titel, organisationstilknytning og email adresse kan fremgå af deltagerlisten. Deltagerlister omdeles til alle deltagere og bevares for eftertiden. Relevante oplysninger kan endvidere blive videregivet til et evt. konferencested.

Tilmelding til nyhedsbrev
Ved tilmelding til nyhedsbreve beder vi om e-mail adresse og evt. navn og organistion. Disse oplysninger bruges kun til udsendelse af det nyhedsbrev man har tilmeldt sig. Man kan til enhver tid framelde sig nyhedsbrevet. Når man framelder sig et nyhedsbrev kan oplysningerne blive gemt i op til et halvt år.

Jobansøgninger

Jobansøgninger – opfordrede såvel som uopfordrede – skal sendes til job@dfs.dk. Jobansøgninger opbevares i op til fire måneder med mindre, der gives samtykke til at de kan opbevares længere.


3. Indsamling i forbindelse med medlemskab

DFS har kun organisationer og ikke personer som medlemmer. Men DFS registrerer alligevel personoplysninger i et vist omfang. Disse oplysninger omfatter navn, titel og kontaktoplysninger på organisationernes formænd og sekretariatsledere og andre personer, som fungerer som kontakt til medlemsorganisationen.
Der vil lejlighedsvis blive taget situationsfotos til DFS’ arrangementer. I begyndelsen af et arrangement eller møde, vil der bliver orienteret om at der tages fotos og der vil være mulighed for at undgå at blive fotograferet.

Deltagelse i medlemsdemokratiet
Når man deltager i medlemsdemokratiet, deltager man i ledelsen og/eller repræsentationen af organisationen. DFS vil opbevare og behandle en række oplysninger om de tillidsvalgte, i forbindelse med tillidshverv.

Bestyrelsesarbejde
Som valgt bestyrelsesmedlem i DFS registreres visitkortinformationer samt foto. Disse oplysninger kan offentliggøres på DFS’ hjemmeside og i publikationer som f.eks. årsrapporten. Referater af bestyrelsesmøder gemmes for eftertiden. Andre oplysninger, som er nødvendige for bestyrelsesarbejdet kan blive registrere, f.eks. betalingsoplyninger.

Repræsentantskabsmøde
Der registreres visitkortinformationer, herunder organisationstilknytning, om delegerede til DFS repræsentantskabsmøde. Der udarbejdes en deltagerliste, som deles ud til de øvrige delegerede og gæster til
repræsentantskabsmødet. Deltagerlister og mødereferater gemmes for eftertiden. Mødereferat offentliggøres på DFS’ hjemmeside.

Repræsentanter i eksterne råd, nævn og udvalg
For repræsentanter for DFS/folkeoplysningen i eksterne råd, nævn og udvalg, registreres visitkortinformation og foto. Foto, navn, titel og organisationstilknytning oplyses i DFS’ årsrapport. Årsrapporterne gemmes for eftertiden.

Deltagelse i DFS Læring

I forbindelse med aktiviteter under DFS Læring, registreres personoplysninger, der er nødvendige for afviklingen af aktiviteten.

Konferencer og møder, herunder årsmøde
Ved tilmelding til konferencer og møder, herunder årsmøde, som DFS arrangerer, behandles personoplysninger, som er nødvendige for det enkelte arrangements afvikling. Deltagerlister kan blive delt med øvrige deltagere på mødet. Navn, titel, organisationstilknytning og email adresse kan fremgå af deltagerlisten. Deltagerlister omdeles til alle deltagere og bevares for eftertiden. Relevante oplysninger kan endvidere blive videregivet til konferencestedet.

Faglige fora og netværk
Ved tilmelding til et fagligt forum eller et netværk i regi af DFS, behandles visitkortoplysninger samt andre personoplysninger, der er nødvendigt af hensyn til afvikling af aktiviteten. Kontaktoplysninger deles med de øvrige medlemmer af forummet eller netværket. Oplysningerne slettes når man udtræder af forummet eller netværket.

4. Rettigheder

Alle har ret til:
• at modtage oplysning om hvordan vi behandler personoplysningerne.
• at få indsigt i sine personoplysninger.
• at få urigtige personoplysninger rettet.
• at få personoplysninger slettet, med mindre vi har pligt til at opbevare dem.
• at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet) til en anden organisation.





Dataansvarlig

Alle henvendelser vedr. DFS’ håndtering af persondata skal rettes til sekretariatsleder Trine Bendix Knudsen (tbk@dfs.dk, 61600013), som er dataansvarlig i DFS.